راهنمای ثبت سفارش آنلاینشاپ اینستاگرامی؛ از دایرکت تا پیگیری تحویل
در حسابشاپ لازم نیست قبل از ثبت سفارش، جداگانه وارد بخش اشخاص، کالاها یا حسابها شوید. سفارش را مستقیم شروع کنید و هر اطلاعاتی که در مسیر نیاز دارید، همانجا ثبت یا انتخاب کنید.
دو مسیر سریع برای شروع ثبت سفارش
وقتی سفارش از دایرکت اینستاگرام، تماس یا پیامرسان میرسد، میتوانید بدون رفتوآمد بین چند بخش مختلف، مستقیم وارد فرم سفارش شوید.
مرحله ۱: انتخاب یا تعریف مشتری
در ابتدای فرم، مشتری سفارشدهنده را انتخاب میکنید. برای مشتری جدید، بدون خروج از فرم سفارش دکمه تعریف شخص را بزنید و اطلاعات او را ثبت کنید.
برای آنلاینشاپها بهتر است اطلاعات مشتری تا حد ممکن کامل باشد؛ مخصوصاً نام، شماره تماس، آدرس و کدپستی. این اطلاعات بعداً برای ثبت دقیق سفارش، آمادهسازی ارسال و صدور برچسب پستی کاربرد دارد.
مرحله ۲: افزودن کالاهای سفارش
در مرحله کالاها، اقلام سفارش، تعداد، قیمت و تخفیف هر قلم وارد میشود. کالاهای قبلی را از لیست انتخاب میکنید و سفارش را ادامه میدهید.
اگر محصول مورد نظر هنوز در فهرست وجود ندارد، لازم نیست فرم سفارش را ببندید؛ داخل پنجره افزودن قلم، با دکمه + کالای جدید را همانجا تعریف کنید و به مسیر سفارش برگردید.
مرحله ۳: ثبت ارسال و اطلاعات پیگیری
در این مرحله روش ارسال سفارش، هزینه ارسال، مسئول پرداخت هزینه و کد پیگیری یا مسئول ارسال را ثبت میکنید. به این شکل سفارش فقط ثبت نمیشود، بلکه برای تحویل واقعی و پیگیری پس از ارسال هم آماده است.
مرحله ۴: تعیین شیوه تسویه و حساب دریافت وجه
در مرحله تسویه، روش پرداخت، مبلغ دریافتشده و حساب دریافت وجه را انتخاب میکنید. دریافت میتواند نقدی، چکی، نسیه یا ترکیبی باشد و مانده مشتری در روند مالی فروشگاه قابل پیگیری باقی میماند.
اگر حساب مورد نیاز هنوز تعریف نشده باشد، حساب جدید را از همان فرم ثبت میکنید؛ بنابراین روند سفارش متوقف نمیشود.
مرحله ۵: یادداشت داخلی و بررسی خلاصه سفارش
در آخرین مرحله، پیش از ثبت نهایی، یادداشت داخلی سفارش را وارد میکنید و خلاصهای از اقلام، مبلغ نهایی، کانال فروش، ارسال و شیوه تسویه را بررسی میکنید. این بخش آخرین کنترل برای جلوگیری از خطاهای ثبت سفارش است.
بعد از ثبت؛ سفارش وارد کارتهای قابل پیگیری میشود
پس از زدن دکمه ثبت سفارش، سفارش به کارتهای قابل پیگیری صفحه سفارشها اضافه میشود. در هر کارت، مشتری، مبلغ، وضعیت تسویه، روش ارسال، کانال فروش و مرحله فعلی قابل مشاهده است.
از همین کارت میتوانید کارهای بعدی مانند ویرایش، لغو، شروع جمعآوری و پس از تأیید، تبدیل سفارش به فاکتور را انجام دهید.
جزئیات سفارش و تایملاین واقعی پیگیری
با انتخاب هر کارت سفارش، صفحه جزئیات باز میشود. این صفحه اطلاعات کلیدی مانند مبلغ سفارش، نام شخص، کانال فروش، روش ارسال، وضعیت پرداخت، اقلام سفارش و جمع نهایی را در یک نمای منظم نشان میدهد.
همچنین تایملاین پیگیری سفارش، سابقه تغییرها و مرحله فعلی را نمایش میدهد تا مشخص باشد سفارش از زمان ثبت اولیه چه مسیرهایی را طی کرده است.
از تأیید سفارش تا تحویل نهایی
پس از تأیید و نهاییشدن سفارش، میتوانید سفارش را به فاکتور تبدیل کنید و عملیات جمعآوری را برای آمادهسازی کالا شروع کنید. در صورت نیاز، برگه جمعآوری سفارش انبار نیز برای نظمدادن به فرآیند آمادهسازی در دسترس است.
پیگیری سفارش بعد از ثبت متوقف نمیشود و تا تأیید دریافت سفارش توسط مشتری قابل ادامه است. این روند کمک میکند سفارشهای باز، آماده ارسال، ارسالشده و تکمیلشده از یکدیگر جدا و شفاف بمانند.
سوالات رایج
آیا برای ثبت سفارش باید اول مشتری را جداگانه تعریف کنم؟
خیر. در مرحله مشتری، شخص جدید را بدون خروج از فرم سفارش تعریف میکنید و ادامه مسیر را همانجا پیش میبرید.
اگر کالا در لیست وجود نداشته باشد چه میشود؟
در پنجره افزودن قلم، دکمه + را بزنید، کالای جدید را ثبت کنید و به سفارش برگردید.
آیا حساب دریافت وجه جدید هم در همان سفارش قابل تعریف است؟
بله. در مرحله تسویه، در صورت نیاز حساب جدید را از همان فرم تعریف میکنید.
بعد از ثبت سفارش چه امکاناتی در اختیار من است؟
سفارش به کارتهای قابل پیگیری اضافه میشود و از آنجا جزئیات، تایملاین، ویرایش، تبدیل به فاکتور و عملیات جمعآوری آن قابل مدیریت است.
حسابشاپ را با سفارشهای واقعی فروشگاهتان امتحان کنید
نسخه اندروید را از بازار یا مایکت نصب کنید و ۳۰ روز رایگان، مسیر ثبت سفارش تا پیگیری فروش را در عمل تجربه کنید.